Office clerk
(Bürokaufmann/-frau)

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Main activities
(Haupttätigkeiten)

Income
(Einkommen)

Office clerk earn from 1.940 to 3.170 euros gross per month (Bürokaufleute (m/w) verdienen ab 1.940 bis 3.170 Euro brutto pro Monat).

Depending on the level of qualification, the starting salary can also be higher (Je nach Qualifikationsniveau kann das Einstiegsgehalt auch höher ausfallen):

  • Job with apprenticeship training : 1.940 to 2.570 euros gross (Beruf mit Lehrausbildung: 1.940 bis 2.570 Euro brutto)
  • Job with medium-level vocational school and technical training : 1.940 to 2.570 euros gross (Beruf mit mittlerer beruflicher Schul- und Fachausbildung: 1.940 bis 2.570 Euro brutto)
  • Job with higher vocational school and technical training : 2.200 to 3.170 euros gross (Beruf mit höherer beruflicher Schul- und Fachausbildung: 2.200 bis 3.170 Euro brutto)

Employment opportunities
(Beschäftigungsmöglichkeiten )

Office clerks find employment opportunities in large, medium-sized and small businesses in trade, commerce and industry, in banking and insurance as well as in public administration (e.g. in local government, offices or ministries).

Bürokaufleute finden in Groß-, Mittel- und Kleinbetrieben des Handels, des Gewerbes und der Industrie, im Bank- und Versicherungswesen sowie im Bereich der öffentlichen Verwaltung (z.B. in Kommunalverwaltungen, Ämtern oder Ministerien) Beschäftigungsmöglichkeiten.

Current vacancies
(Aktuelle Stellenangebote)

.... in the AMS online job placement service (eJob-Room): (.... in der online-Stellenvermittlung des AMS (eJob-Room): )1.234 to the AMS eJob Room ( zum AMS-eJob-Room)

Austria map of job vacancies (Österreich-Karte der offenen Stellen)

Österreich Karte

Professional skills requested in advertisements
(In Inseraten gefragte berufliche Kompetenzen)

Skills and abilities in demand in the job Office clerk are: (Gefragte Kompetenzen und Fähigkeiten im Beruf Bürokaufmann/-frau sind:)

Further professional skills
(Weitere berufliche Kompetenzen)

Basic professional skills
(Berufliche Basiskompetenzen)

Professional skills and abilities, which are mostly prerequisites in the job Office clerk : (Berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten, die meist Voraussetzung im Beruf Bürokaufmann/-frau sind:)

Technical professional skills
(Fachliche berufliche Kompetenzen)

Expertise and skills required in the Office clerk job: (Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die im Beruf Bürokaufmann/-frau benötigt werden:)

  • Business application software knowledge (Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware-Kenntnisse)
    • Cross-industry business software (Branchenübergreifende Unternehmenssoftware) (z. B. Order management software (Auftragsmanagement-Software))
    • Industry-specific business software (Branchenspezifische Unternehmenssoftware) (z. B. Ready2order (Ready2order))
  • Business knowledge (Betriebswirtschaftskenntnisse)
    • Calculation (Kalkulation)
  • Office and administrative skills (Büro- und Verwaltungskenntnisse)
    • Administrative office work (Administrative Bürotätigkeiten) (z. B. Shelf (Ablage), Reception (Empfang), Ten-finger system (Zehnfingersystem), Postal administration (Postverwaltung), Travel accounting (Reiseabrechnung), Appointment coordination (Terminkoordination), Data compilation (Datenzusammenstellung), Time recording (Arbeitszeiterfassung), Archiving files (Archivierung von Dateien), Writing standard letters (Schreiben von Standardbriefen), Catering to visitors (Bewirtung von BesucherInnen), Office Management (Office Management))
    • General research (Allgemeine Recherche)
    • Correspondence handling (Korrespondenzabwicklung)
    • Telephony competence (Telefonierkompetenz) (z. B. Operation of telephone systems (Bedienung von Telefonanlagen), Directory assistance (Telefonauskunft))
  • Database knowledge (Datenbankkenntnisse)
    • Database administration (Datenbankadministration)
  • E-commerce skills (E-Commerce-Kenntnisse)
    • Ecommerce software (E-Commerce-Software) (z. B. Hubris (Hybris), MOVEX software (MOVEX-Software), Salesforce (Salesforce), E-Procurement Tools (E-Procurement Tools))
    • M-Commerce (M-Commerce)
    • Electronic services in industries (Elektronische Dienstleistungen in Branchen) (z. B. E-procurement (E-Procurement), E-banking (E-Banking), FinanzOnline (FinanzOnline), ELDA (ELDA))
  • IT application knowledge (EDV-Anwendungskenntnisse)
    • Office software application knowledge (Bürosoftware-Anwendungskenntnisse) (z. B. Spreadsheet application knowledge (Tabellenkalkulationsprogramme-Anwendungskenntnisse), Word processing programs application knowledge (Textverarbeitungsprogramme-Anwendungskenntnisse), Office suite application knowledge (Office-Pakete-Anwendungskenntnisse), Database programs application knowledge (Datenbankprogramme-Anwendungskenntnisse), E-mail programs application knowledge (E-Mail-Programme-Anwendungskenntnisse))
    • Data storage knowledge (Datenspeicherungskenntnisse)
    • Intranet application knowledge (Intranet-Anwendungskenntnisse)
    • Data maintenance (Datenpflege) (z. B. Data acquisition (Datenerfassung), Master data maintenance (Stammdatenpflege), data validation (Datenprüfung))
    • Internet application knowledge (Internet-Anwendungskenntnisse) (z. B. WordPress application knowledge (WordPress-Anwendungskenntnisse))
  • Hygienemanagement (Hygienemanagement)
    • Familiarity with hygiene rules (Vertrautheit mit Hygienevorschriften)
  • Knowledge of job-specific legal bases (Kenntnis berufsspezifischer Rechtsgrundlagen)
    • Profession-specific law (Berufsspezifisches Recht) (z. B. Basics of Public Procurement Law (Grundlagen des Vergaberechts))
  • Customer Support Skills (Kundenbetreuungskenntnisse)
    • Complaint Management (Beschwerdemanagement) (z. B. Complaint processing (Reklamationsbearbeitung))
  • Logistics knowledge (Logistikkenntnisse)
    • Materials management (Materialwirtschaft) (z. B. Order system (Bestellwesen))
    • Warehousing (Lagerwirtschaft) (z. B. Acceptance of goods (Warenübernahme))
  • Management skills (Managementkenntnisse)
    • Compliance Management (Compliance Management) (z. B. Data protection compliance (Datenschutz-Compliance))
    • Strategic corporate governance (Strategische Unternehmensführung) (z. B. Market orientation (Marktorientierung))
  • Marketing knowledge (Marketingkenntnisse)
    • Online Marketing (Online-Marketing) (z. B. Creation of newsletters (Erstellung von Newslettern), Send newsletter (Newsletter versenden), Web analysis (Webanalyse))
  • Multimedia skills (Multimediakenntnisse)
    • Web design (Webdesign) (z. B. Design of online shops (Gestaltung von Onlineshops))
  • Accounting knowledge (Rechnungswesen-Kenntnisse)
    • Internal accounting (Internes Rechnungswesen) (z. B. Receivables management (Forderungsmanagement), Dunning (Mahnwesen))
    • Financial planning (Finanzplanung) (z. B. Budgeting (Budgetierung))
    • Invoice control (Rechnungskontrolle) (z. B. Invoicing (Fakturierung))
    • Controlling (Controlling) (z. B. Real estate accounting (Immobilienbuchhaltung))
    • External accounting (Externe Rechnungslegung) (z. B. Preparatory accounting (Vorbereitende Buchhaltung), Income and expenditure account (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung))
  • Tour guide and travel organization (Reiseleitung und Reiseorganisation)
    • Travel planning (Reiseplanung) (z. B. Travel booking (Reisebuchung))
  • processing (Sachbearbeitung)
    • Order processing (Auftragsabwicklung) (z. B. Processing of the purchase requisitions (Abwicklung der Bestellanforderungen), Control of the contractual service provision (Kontrolle der vertraglichen Leistungserbringung), Processing of tenders (Abwicklung von Ausschreibungen), Solicitation of offers (Angebotseinholung))
  • Knowledge of statistics (Statistikkenntnisse)
    • Data preparation (Datenmanagement)
    • Statistics production (Statistikerstellung) (z. B. Creation of sales statistics (Erstellung von Verkaufsstatistiken))
    • Statistics applications (Statistik-Anwendungen) (z. B. Analysis of sales statistics (Analyse von Verkaufsstatistiken))
  • Text creation and editing (Texterstellung und -bearbeitung)
    • Creation of reports (Erstellung von Protokollen)
  • Transport handling knowledge (Transportabwicklungskenntnisse)
    • Transport Administration (Transportadministration) (z. B. Processing of delivery papers (Bearbeitung von Lieferpapieren))
  • Sales knowledge (Verkaufskenntnisse)
    • Cash in on sale (Kassieren im Verkauf)
    • Sales administration (Verkaufsadministration)
    • Presentation of goods (Warenpräsentation)
    • Sales technology (Verkaufstechnik) (z. B. Sales negotiation (Verkaufsverhandlung))
  • Sales knowledge (Vertriebskenntnisse)
    • Distribution of services (Vertrieb von Dienstleistungen)

General professional skills
(Überfachliche berufliche Kompetenzen)

Digital skills according to DigComp
(Digitale Kompetenzen nach DigComp)

1 Basic (1 Grundlegend) 2 Independent (2 Selbstständig) 3 Advanced (3 Fortgeschritten) 4 Highly specialized (4 Hoch spezialisiert)
               
Description: (Beschreibung: )Bürokaufleute müssen den Umgang mit berufsspezifischen Softwarelösungen und digitalen Anwendungen sicher und eigenständig beherrschen. Sie sind in der Lage, selbstständig digitale Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten sowie Fehler zu beheben. Auch können sie digitale Anwendungen für die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, die Zusammenarbeit im Betrieb und die Dokumentation routiniert verwenden. Außerdem kennen sie die betrieblichen Datensicherheitsvorschriften und halten diese ein.

Detailed information on the digital skills
(Detailinfos zu den digitalen Kompetenzen)

Area of competence (Kompetenzbereich) Skill level(s)
from ... to ... (Kompetenzstufe(n)
von ... bis ...)		 Description (Beschreibung)
0 - Basics, access and digital understanding (Grundlagen, Zugang und digitales Verständnis) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute müssen sowohl allgemeine wie auch berufsspezifische digitale Anwendungen (z. B. Bürosoftwareanwendungen, Digitales Dokumentenmanagement) und Geräte selbstständig und sicher anwenden können.
1 - Handling information and data (Umgang mit Informationen und Daten) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute müssen umfassende Daten und Informationen recherchieren, vergleichen, beurteilen und bewerten und in der Arbeitssituation anwenden.
2 - Communication, interaction and collaboration (Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute müssen verschiedene digitale Anwendungen (z. B. Konferenztools) und Geräte zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit KollegInnen, Kundinnen und Kunden und PartnerInnen selbstständig und auch in neuen Situationen anwenden können.
3 - Creation, production and publication (Kreation, Produktion und Publikation) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute müssen umfangreiche digitale Inhalte, Informationen und Daten selbstständig erfassen und in bestehende digitale Tools einpflegen können und andere in den Grundzügen dazu anleiten können.
4 - Security and sustainable use of resources (Sicherheit und nachhaltige Ressourcennutzung) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute sind in Datenschutzfragen häufig die erste Anlaufstelle für KollegInnen und müssen daher die allgemeinen und betrieblichen Konzepte des Datenschutzes und der Datensicherheit sehr gut verstehen, eigenständig auf ihre Tätigkeit anwenden können sowie Bedrohungspotenziale erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen einleiten.
5 - Problem solving, innovation and continued learning (Problemlösung, Innovation und Weiterlernen) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürokaufleute müssen die Einsatzmöglichkeiten digitaler Tools und Lösungen für ihre Arbeit verstehen und in den Grundzügen beurteilen können, Fehler und Probleme erkennen und diese auch unter Anleitung lösen. Sie erkennen selbstständig eigene digitale Kompetenzlücken und können diese beheben.

Training, certificates, further education
(Ausbildung, Zertifikate, Weiterbildung)

Typical qualification levels
(Typische Qualifikationsniveaus)

  • Job with apprenticeship training (Beruf mit Lehrausbildung)
  • Job with medium-level vocational school and technical training (Beruf mit mittlerer beruflicher Schul- und Fachausbildung)
  • Job with higher vocational school and technical training (Beruf mit höherer beruflicher Schul- und Fachausbildung)

Apprenticeship
(Ausbildung)

Lehre NQR IV
BMS - Berufsbildende mittlere Schule NQR IV
BHS - Berufsbildende höhere Schule NQR V

Certificates and qualifications
(Zertifikate und Ausbildungsabschlüsse)

Further education
(Weiterbildung)

Specialized further education in-depth knowledge (Fachliche Weiterbildung Vertiefung)
Professional further education career prospects (Fachliche Weiterbildung Aufstiegsperspektiven)
Cross-departmental further education (Bereichsübergreifende Weiterbildung)
Further training organizer (Weiterbildungsveranstalter)

Knowledge of German according to CEFR
(Deutschkenntnisse nach GERS)

Elementary usage of language (Elementare Sprachverwendung) Independent use of language (Selbständige Sprachverwendung) Competent use of language (Kompetente Sprachverwendung)
A1A2B1B2C1C2

Sie müssen auch umfangreiche mündliche und schriftliche Arbeitsanweisungen verstehen und ausführen können. Sie beherrschen den Schriftverkehr, kommunizieren und telefonieren im Team und mit Kundinnen und Kunden und erledigen organisatorische Aufgaben schriftlich und am Telefon. Sie benötigen daher zumindest gute Sprachkenntnisse. Häufig werden in diesem Beruf aber auch höhere Anforderungen gestellt.
Für den Einstieg in die Ausbildung kann eine durchschnittliche Sprachbeherrschung (Niveau B1) ausreichend sein. Für die Berufsausübung sollten aber auf jeden Fall gute (mindestens Niveau B2), häufig auch sehr gute Deutschkenntnisse erreicht werden.

Further professional information
(Weitere Berufsinfos)

Self-employment
(Selbstständigkeit)

Eine selbständige Berufsausübung ist im Rahmen eines freien Gewerbes möglich.

Work environment
(Arbeitsumfeld)

Occupational specializations
(Berufsspezialisierungen)

  • * Financial services trader (*Financial services trader) Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

  • * Office assistant (*Office assistant)

  • * Sports administration (sports administrator) (*Sports administration (sports administrator))

  • Office worker (BüroangestellteR) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

  • Office worker (m / f) (Bürokraft (m/w)) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

Related professions
(Verwandte Berufe)

Assignment to BIS occupational areas and groups
(Zuordnung zu BIS-Berufsbereichen und -obergruppen)

Allocation to AMS occupational classification (six-digit)
(Zuordnung zu AMS-Berufssystematik (Sechssteller))

  • 510122 Business services clerk (Betriebsdienstleistungskaufmann/-frau)  
  • 760133 Assistant (Assistent/in)  
  • 778702 Invoice clerk (Fakturist/in)  
  • 780101 Office clerk (Bürokaufmann/-frau)  
  • 780103 Construction clerk (Baukaufmann/-frau)  
  • 780106 Commercial clerk (s) e (Kaufmännisch(er)e Büroangestellt(er)e)  
  • 780107 Clerk (Kontorist/in)  
  • 780110 Appointment processor (Terminbearbeiter/in)  
  • 780111 Commercial clerk (Kaufmännisch(er)e Sachbearbeiter/in)  
  • 780142 Sports administrator (Sportadministrator/in)  
  • 780143 HAK graduate (HAK-Absolvent/in)  
  • 780146 Front office employee (Front-Office-Mitarbeiter/in)  
  • 780147 Back office employee (Back-Office-Mitarbeiter/in)  
  • 780181 Office clerk (Bürokaufmann/-frau)  
  • 7801A2 Sports administrator (Sportadministrator/in)  
  • 782102 Office manager (Büroleiter/in)  
  • 784101 Office worker (s) e (Büroangestellt(er)e)  
  • 784117 Office worker (male / female) (Bürokraft (m./w.))  

Assignment to ISCO-08 occupational groups / ESCO-v0.7 occupations
(Zuordnung zu ISCO-08-Berufsgattungen / ESCO-v0.7-Berufen)

Occupations in the German occupational classification
(Berufe der deutschen Berufssystematik (KldB))

  • Betriebswirt/Betriebswirtin (Fachschule) für Kommunikation und Büromanagement/Bachelor Professional in Wirtschaft
  • Büroassistent/Büroassistentin
  • Bürokaufmann/Bürokauffrau
  • Büroleiter/Büroleiterin im Handwerk
  • Fachangestellter/Fachangestellte für Bürokommunikation

Information in the vocational lexicon
(Informationen im Berufslexikon)

Information in the training compass
(Informationen im Ausbildungskompass)

Frequently asked questions about the job Office clerk (Häufig gestellte Fragen zum Beruf Bürokaufmann/-frau)

How much does a Office clerk make? (Wie viel verdient man als Bürokaufmann/-frau?)

The starting salary is at least 1.940 gross per month. (Das Einstiegsgehalt beträgt mindestens 1.940 brutto pro Monat.)

How many vacancies are there for Office clerk ? (Wie viele offene Stellen gibt es für den Beruf Bürokaufmann/-frau?)

There are currently 1.234 vacancies in the eJob room of the AMS. (Derzeit gibt es 1.234 offene Stellen im eJob-Room des AMS.)

What does a Office clerk need to be able to do? (Was muss man als Bürokaufmann/-frau können?)

The Office clerk often requires the following professional skills and abilities: Administrative Bürotätigkeiten, Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Basiswissen Buchhaltung, Bestellwesen, Büro- und Verwaltungskenntnisse, Datenpflege, Englisch, Fakturierung, Korrespondenzabwicklung, Kundenbetreuungskenntnisse, MS Office-Anwendungskenntnisse, Office Management, Reklamationsbearbeitung, Terminkoordination . (Als Bürokaufmann/-frau braucht man häufig folgende berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten: Administrative Bürotätigkeiten, Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Basiswissen Buchhaltung, Bestellwesen, Büro- und Verwaltungskenntnisse, Datenpflege, Englisch, Fakturierung, Korrespondenzabwicklung, Kundenbetreuungskenntnisse, MS Office-Anwendungskenntnisse, Office Management, Reklamationsbearbeitung, Terminkoordination.)

How well does one have to be able to speak German as a Office clerk ? (Wie gut muss man als Bürokaufmann/-frau Deutsch können?)

For the job Office clerk you need German language skills at level B1 : Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen). (Für den Beruf Bürokaufmann/-frau benötigt man Deutschkenntnisse auf Niveau B1: Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen).)
This job profile was updated on 28. März 2025 . (Dieses Berufsprofil wurde aktualisiert am 28. März 2025.)

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