Administrative assistant
(VerwaltungsassistentIn)

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Main activities
(Haupttätigkeiten)

Income
(Einkommen)

Administrative assistant earn from 1.950 to 2.750 euros gross per month (Verwaltungsassistenten/-assistentinnen verdienen ab 1.950 bis 2.750 Euro brutto pro Monat).

Depending on the level of qualification, the starting salary can also be higher (Je nach Qualifikationsniveau kann das Einstiegsgehalt auch höher ausfallen):

  • Job with in-company training : 1.950 to 2.210 euros gross (Beruf mit betrieblicher Ausbildung: 1.950 bis 2.210 Euro brutto)
  • Job with apprenticeship training : 1.950 to 2.210 euros gross (Beruf mit Lehrausbildung: 1.950 bis 2.210 Euro brutto)
  • Job with medium-level vocational school and technical training : 1.950 to 2.210 euros gross (Beruf mit mittlerer beruflicher Schul- und Fachausbildung: 1.950 bis 2.210 Euro brutto)
  • Job with higher vocational school and technical training : 2.280 to 2.750 euros gross (Beruf mit höherer beruflicher Schul- und Fachausbildung: 2.280 bis 2.750 Euro brutto)

Employment opportunities
(Beschäftigungsmöglichkeiten )

Administrative assistants work primarily in the public service and in public institutions.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten vor allem im öffentlichen Dienst und in öffentlichen Institutionen.

Current vacancies
(Aktuelle Stellenangebote)

.... in the AMS online job placement service (eJob-Room): (.... in der online-Stellenvermittlung des AMS (eJob-Room): )85 to the AMS eJob Room ( zum AMS-eJob-Room)

Austria map of job vacancies (Österreich-Karte der offenen Stellen)

Österreich Karte

Professional skills requested in advertisements
(In Inseraten gefragte berufliche Kompetenzen)

Skills and abilities in demand in the job Administrative assistant are: (Gefragte Kompetenzen und Fähigkeiten im Beruf VerwaltungsassistentIn sind:)

Further professional skills
(Weitere berufliche Kompetenzen)

Basic professional skills
(Berufliche Basiskompetenzen)

Professional skills and abilities, which are mostly prerequisites in the job Administrative assistant : (Berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten, die meist Voraussetzung im Beruf VerwaltungsassistentIn sind:)

Technical professional skills
(Fachliche berufliche Kompetenzen)

Expertise and skills required in the Administrative assistant job: (Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die im Beruf VerwaltungsassistentIn benötigt werden:)

General professional skills
(Überfachliche berufliche Kompetenzen)

Soft skills, competencies and abilities needed in the job Administrative assistant : (Soft-Skills, Kompetenzen und Fähigkeiten, die im Beruf VerwaltungsassistentIn benötigt werden:)

Digital skills according to DigComp
(Digitale Kompetenzen nach DigComp)

1 Basic (1 Grundlegend) 2 Independent (2 Selbstständig) 3 Advanced (3 Fortgeschritten) 4 Highly specialized (4 Hoch spezialisiert)
               
Description: (Beschreibung: )VerwaltungsassistentInnen müssen in der Lage sein, allgemeine und berufsspezifische digitale Anwendungen und Geräte zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentation zu nutzen. Sie erkennen Fehler und Probleme und können standardisierte Lösungen anwenden. Außerdem kennen sie die betrieblichen Datensicherheitsvorschriften und halten diese ein.

Detailed information on the digital skills
(Detailinfos zu den digitalen Kompetenzen)

Area of competence (Kompetenzbereich) Skill level(s)
from ... to ... (Kompetenzstufe(n)
von ... bis ...)		 Description (Beschreibung)
0 - Basics, access and digital understanding (Grundlagen, Zugang und digitales Verständnis) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen sowohl allgemeine als auch berufsspezifische digitale Anwendungen (z. B. Digitales Dokumentenmanagement, E-Government-Anwendungen) und Geräte selbstständig und sicher anwenden können.
1 - Handling information and data (Umgang mit Informationen und Daten) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen umfassende Daten und Informationen recherchieren, vergleichen, beurteilen und bewerten und in der Arbeitssituation anwenden.
2 - Communication, interaction and collaboration (Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen verschiedene digitale Anwendungen und Geräte zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit KollegInnen, Kundinnen und Kunden und PartnerInnen unabhängig anwenden können.
3 - Creation, production and publication (Kreation, Produktion und Publikation) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen umfangreiche digitale Inhalte, Informationen und Daten selbstständig erfassen und in bestehende digitale Tools einpflegen können und andere in den Grundzügen dazu anleiten können.
4 - Security and sustainable use of resources (Sicherheit und nachhaltige Ressourcennutzung) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen die allgemeinen und betrieblichen Konzepte des Datenschutzes und der Datensicherheit verstehen, eigenständig auf ihre Tätigkeit anwenden können sowie Bedrohungspotenziale erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen einleiten.
5 - Problem solving, innovation and continued learning (Problemlösung, Innovation und Weiterlernen) 1 2 3 4 5 6 7 8 VerwaltungsassistentInnen müssen die Einsatzmöglichkeiten digitaler Tools und Lösungen für ihre Arbeit verstehen und in den Grundzügen beurteilen können, Fehler und Probleme erkennen und diese auch unter Anleitung lösen. Sie erkennen selbstständig eigene digitale Kompetenzlücken und können diese beheben.

Training, certificates, further education
(Ausbildung, Zertifikate, Weiterbildung)

Typical qualification levels
(Typische Qualifikationsniveaus)

  • Job with in-company training (Beruf mit betrieblicher Ausbildung)
  • Job with apprenticeship training (Beruf mit Lehrausbildung)
  • Job with medium-level vocational school and technical training (Beruf mit mittlerer beruflicher Schul- und Fachausbildung)
  • Job with higher vocational school and technical training (Beruf mit höherer beruflicher Schul- und Fachausbildung)

Apprenticeship
(Ausbildung)

Betriebliche Ausbildung
Lehre NQR IV
BMS - Berufsbildende mittlere Schule NQR IV
BHS - Berufsbildende höhere Schule NQR V
AHS - Allgemeinbildende höhere Schule

    Certificates and qualifications
    (Zertifikate und Ausbildungsabschlüsse)

    Further education
    (Weiterbildung)

    Specialized further education in-depth knowledge (Fachliche Weiterbildung Vertiefung)
    Professional further education career prospects (Fachliche Weiterbildung Aufstiegsperspektiven)
    Cross-departmental further education (Bereichsübergreifende Weiterbildung)
    Further training organizer (Weiterbildungsveranstalter)

    Knowledge of German according to CEFR
    (Deutschkenntnisse nach GERS)

    Elementary usage of language (Elementare Sprachverwendung) Independent use of language (Selbständige Sprachverwendung) Competent use of language (Kompetente Sprachverwendung)
    A1A2B1B2C1C2

    Sie müssen auch umfangreiche mündliche und schriftliche Arbeitsanweisungen verstehen und ausführen können. Sie beherrschen den Schriftverkehr, kommunizieren und telefonieren im Team und mit Kundinnen und Kunden und erledigen organisatorische Aufgaben schriftlich und am Telefon. Sie benötigen daher zumindest gute Deutschkenntnisse.
    Für den Einstieg in die Ausbildung kann eine durchschnittliche Sprachbeherrschung (Niveau B1) ausreichend sein. Für die Berufsausübung sollten aber auf jeden Fall gute (mindestens Niveau B2), häufig auch sehr gute Deutschkenntnisse erreicht werden.

    Further professional information
    (Weitere Berufsinfos)

    Self-employment
    (Selbstständigkeit)

    Eine selbständige Berufsausübung ist im Rahmen eines freien Gewerbes möglich.

    Occupational specializations
    (Berufsspezialisierungen)

    • * Administration assistant (*Administration assistant) Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

    • Administrative employeeR (AdministrationsangestellteR) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

    • Administrative assistant (AdministrationsassistentIn) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

    • Administrative employee (VerwaltungsangestellteR) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

    • Administration clerk (AdministrationsbediensteteR) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

    Related professions
    (Verwandte Berufe)

    Assignment to BIS occupational areas and groups
    (Zuordnung zu BIS-Berufsbereichen und -obergruppen)

    Allocation to AMS occupational classification (six-digit)
    (Zuordnung zu AMS-Berufssystematik (Sechssteller))

    • 710103 Administrative agent (s) e (Verwaltungsbedienstet(er)e)  
    • 710107 Registrar (s) in (Standesbeamt(er)in)  
    • 784106 Office employee (s) e (Kanzleiangestellt(er)e)  
    • 784108 Clerkship (male / female) (Kanzleikraft (m./w.))  
    • 784111 Registrar (s) e (Registraturangestellt(er)e)  
    • 784114 Administrative employee (s) e (Verwaltungsangestellt(er)e)  
    • 784120 Administrative assistant (Verwaltungsassistent/in)  
    • 784123 Security Administration Assistant (Assistent/in in der Sicherheitsverwaltung)  
    • 784181 Administrative assistant (Verwaltungsassistent/in)  
    • 784182 Security Administration Assistant (Assistent/in in der Sicherheitsverwaltung)  

    Assignment to ISCO-08 occupational groups / ESCO-v0.7 occupations
    (Zuordnung zu ISCO-08-Berufsgattungen / ESCO-v0.7-Berufen)

    Occupations in the German occupational classification
    (Berufe der deutschen Berufssystematik (KldB))

    • Beamter/Beamtin bei Behörden der Länder (mittlerer nichttechnischer Dienst)
    • Beamter/Beamtin bei Behörden der Länder (mittlerer technischer Dienst)
    • Beamter/Beamtin bei Behörden des Bundes (mittlerer nichttechnischer Dienst)
    • Beamter/Beamtin bei der Sozialversicherung (mittlerer Dienst)
    • Beamter/Beamtin beim Bundesnachrichtendienst (mittlerer nichttechnischer Dienst)

    Information in the vocational lexicon
    (Informationen im Berufslexikon)

    Information in the training compass
    (Informationen im Ausbildungskompass)

    Frequently asked questions about the job Administrative assistant (Häufig gestellte Fragen zum Beruf VerwaltungsassistentIn)

    How much does a Administrative assistant make? (Wie viel verdient man als VerwaltungsassistentIn?)

    The starting salary is at least 1.950 gross per month. (Das Einstiegsgehalt beträgt mindestens 1.950 brutto pro Monat.)

    How many vacancies are there for Administrative assistant ? (Wie viele offene Stellen gibt es für den Beruf VerwaltungsassistentIn?)

    There are currently 85 vacancies in the eJob room of the AMS. (Derzeit gibt es 85 offene Stellen im eJob-Room des AMS.)

    What does a Administrative assistant need to be able to do? (Was muss man als VerwaltungsassistentIn können?)

    The Administrative assistant often requires the following professional skills and abilities: Bestellwesen, Buchhaltung, Datenpflege, MS Office-Anwendungskenntnisse, Organisation von Besprechungen, Rechnungswesen-Kenntnisse, Sitzungsvorbereitung, Statistikkenntnisse, Terminkoordination . (Als VerwaltungsassistentIn braucht man häufig folgende berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten: Bestellwesen, Buchhaltung, Datenpflege, MS Office-Anwendungskenntnisse, Organisation von Besprechungen, Rechnungswesen-Kenntnisse, Sitzungsvorbereitung, Statistikkenntnisse, Terminkoordination.)

    How well does one have to be able to speak German as a Administrative assistant ? (Wie gut muss man als VerwaltungsassistentIn Deutsch können?)

    For the job Administrative assistant you need German language skills at level B1 : Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen). (Für den Beruf VerwaltungsassistentIn benötigt man Deutschkenntnisse auf Niveau B1: Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen).)
    This job profile was updated on 28. März 2025 . (Dieses Berufsprofil wurde aktualisiert am 28. März 2025.)

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