Office assistant (m / f)
(Bürohilfskraft (m/w))

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Main activities
(Haupttätigkeiten)

Income
(Einkommen)

Office assistant (m / f) earn from 1.680 to 2.120 euros gross per month (Bürohilfskräfte (m/w) verdienen ab 1.680 bis 2.120 Euro brutto pro Monat).

  • Semi-skilled and unskilled job : 1.680 to 2.120 euros gross (Anlern- und Hilfsberuf: 1.680 bis 2.120 Euro brutto)

Employment opportunities
(Beschäftigungsmöglichkeiten )

Office assistants work in companies in all sectors. You will also find employment in banks, insurance companies, various institutions and public administration organizations. Furthermore, employment in the form of specific commissioned work for the self-employed can also be found on online work platforms (“click working”).

Bürohilfskräfte arbeiten in Betrieben aller Branchen. Sie finden auch in Banken, Versicherungen, verschiedenen Institutionen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung Beschäftigung. Weiters kann auch auf Online-Arbeitsplattformen („click working“) Beschäftigung in Form von spezifischen Auftragsarbeiten für Selbständige gefunden werden.

Current vacancies
(Aktuelle Stellenangebote)

.... in the AMS online job placement service (eJob-Room): (.... in der online-Stellenvermittlung des AMS (eJob-Room): )70 to the AMS eJob Room ( zum AMS-eJob-Room)

Austria map of job vacancies (Österreich-Karte der offenen Stellen)

Österreich Karte

Professional skills requested in advertisements
(In Inseraten gefragte berufliche Kompetenzen)

Skills and abilities in demand in the job Office assistant (m / f) are: (Gefragte Kompetenzen und Fähigkeiten im Beruf Bürohilfskraft (m/w) sind:)

Further professional skills
(Weitere berufliche Kompetenzen)

Basic professional skills
(Berufliche Basiskompetenzen)

Professional skills and abilities, which are mostly prerequisites in the job Office assistant (m / f) : (Berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten, die meist Voraussetzung im Beruf Bürohilfskraft (m/w) sind:)

Technical professional skills
(Fachliche berufliche Kompetenzen)

Expertise and skills required in the Office assistant (m / f) job: (Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die im Beruf Bürohilfskraft (m/w) benötigt werden:)

  • Office and administrative skills (Büro- und Verwaltungskenntnisse)
    • Administrative office work (Administrative Bürotätigkeiten) (z. B. Shelf (Ablage), Reception (Empfang), Copy (Kopieren), Ten-finger system (Zehnfingersystem), Postal administration (Postverwaltung), Addressing (Adressieren), Typing (Schreibarbeiten), Data compilation (Datenzusammenstellung), Inserting (Kuvertieren), Running errands (Botengänge), Simple office work (Einfache Bürotätigkeiten))
    • General research (Allgemeine Recherche)
    • Correspondence handling (Korrespondenzabwicklung)
    • Telephony competence (Telefonierkompetenz) (z. B. Telephoning (Telefonieren), Receiving and forwarding calls (Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen))
  • IT application knowledge (EDV-Anwendungskenntnisse)
    • Data maintenance (Datenpflege)
    • Internet application knowledge (Internet-Anwendungskenntnisse) (z. B. Internet research (Internetrecherche))
    • Office software application knowledge (Bürosoftware-Anwendungskenntnisse) (z. B. Spreadsheet application knowledge (Tabellenkalkulationsprogramme-Anwendungskenntnisse), Word processing programs application knowledge (Textverarbeitungsprogramme-Anwendungskenntnisse), Office suite application knowledge (Office-Pakete-Anwendungskenntnisse), E-mail programs application knowledge (E-Mail-Programme-Anwendungskenntnisse))
  • Logistics knowledge (Logistikkenntnisse)
    • Warehousing (Lagerwirtschaft) (z. B. Sorting goods (Warensortierung))
    • Distribution logistics (Distributionslogistik) (z. B. Labeling (Etikettieren))
  • Accounting knowledge (Rechnungswesen-Kenntnisse)
    • Invoice control (Rechnungskontrolle) (z. B. Invoicing (Fakturierung))
    • Internal accounting (Internes Rechnungswesen) (z. B. Kassaführung)
    • External accounting (Externe Rechnungslegung) (z. B. Basic knowledge of accounting (Basiswissen Buchhaltung))
  • processing (Sachbearbeitung)
    • Order processing (Auftragsabwicklung) (z. B. Order entry (Auftragserfassung))
  • Text creation and editing (Texterstellung und -bearbeitung)
    • Creation of reports (Erstellung von Protokollen)
    • Spelling skills in German (Rechtschreibkenntnisse in Deutsch)
  • Transport handling knowledge (Transportabwicklungskenntnisse)
    • Transport Administration (Transportadministration) (z. B. Scanning of delivery documents (Scannen von Lieferpapieren))

General professional skills
(Überfachliche berufliche Kompetenzen)

Soft skills, competencies and abilities needed in the job Office assistant (m / f) : (Soft-Skills, Kompetenzen und Fähigkeiten, die im Beruf Bürohilfskraft (m/w) benötigt werden:)

Digital skills according to DigComp
(Digitale Kompetenzen nach DigComp)

1 Basic (1 Grundlegend) 2 Independent (2 Selbstständig) 3 Advanced (3 Fortgeschritten) 4 Highly specialized (4 Hoch spezialisiert)
               
Description: (Beschreibung: )Bürohilfskräfte müssen in der Lage sein, allgemeine und berufsspezifische digitale Anwendungen und Geräte zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentation zu nutzen. Sie erkennen Fehler und Probleme und können standardisierte Lösungen anwenden. Außerdem kennen sie die betrieblichen Datensicherheitsvorschriften und halten diese ein.

Detailed information on the digital skills
(Detailinfos zu den digitalen Kompetenzen)

Area of competence (Kompetenzbereich) Skill level(s)
from ... to ... (Kompetenzstufe(n)
von ... bis ...)		 Description (Beschreibung)
0 - Basics, access and digital understanding (Grundlagen, Zugang und digitales Verständnis) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte können allgemeine und berufsspezifische digitale Anwendungen und Geräte in alltäglichen Situationen bedienen und anwenden.
1 - Handling information and data (Umgang mit Informationen und Daten) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte können einfache arbeitsrelevante Daten und Informationen recherchieren, vergleichen, beurteilen und in der Arbeitssituation anwenden.
2 - Communication, interaction and collaboration (Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte können alltägliche und betriebsspezifische digitale Geräte zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentation einsetzen.
3 - Creation, production and publication (Kreation, Produktion und Publikation) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte müssen standardisierte digitale Inhalte, Informationen und Daten selbstständig erfassen und in bestehende digitale Tools einpflegen können.
4 - Security and sustainable use of resources (Sicherheit und nachhaltige Ressourcennutzung) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte sind sich der Bedeutung des Datenschutzes und der Datensicherheit bewusst, kennen die relevanten betrieblichen Regeln und halten sie ein.
5 - Problem solving, innovation and continued learning (Problemlösung, Innovation und Weiterlernen) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bürohilfskräfte erkennen technische Probleme und können alltägliche Probleme unter Anleitung lösen. Sie sind in der Lage arbeitstypische digitale Anwendungen auch in neuen Arbeitssituationen einzusetzen und sich fehlende digitale Kompetenzen anzueignen.

Training, certificates, further education
(Ausbildung, Zertifikate, Weiterbildung)

Typical qualification levels
(Typische Qualifikationsniveaus)

  • Semi-skilled and unskilled job (Anlern- und Hilfsberuf)

Apprenticeship
(Ausbildung)

Certificates and qualifications
(Zertifikate und Ausbildungsabschlüsse)

Further education
(Weiterbildung)

Specialized further education in-depth knowledge (Fachliche Weiterbildung Vertiefung)
Professional further education career prospects (Fachliche Weiterbildung Aufstiegsperspektiven)
Cross-departmental further education (Bereichsübergreifende Weiterbildung)
Further training organizer (Weiterbildungsveranstalter)

Knowledge of German according to CEFR
(Deutschkenntnisse nach GERS)

Elementary usage of language (Elementare Sprachverwendung) Independent use of language (Selbständige Sprachverwendung) Competent use of language (Kompetente Sprachverwendung)
A1A2B1B2C1C2

Sie assistieren in der Büroarbeit und sollten daher sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben. Je nach Komplexität des Themas variieren die Anforderungen an das Niveau mitunter deutlich.

Further professional information
(Weitere Berufsinfos)

Work environment
(Arbeitsumfeld)

Occupational specializations
(Berufsspezialisierungen)

  • Assistant editor (male / female) (Redaktionshilfskraft (m/w)) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

  • File keeper (KarteiführerIn) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

  • Complaint handler (ReklamationsbearbeiterIn) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

  • House worker in offices and offices (HausarbeiterIn in Ämtern und Büros) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen Zusätzliche Informationen Öffnen/Schließen

  • Chancellery (KanzleidienerIn) Schreibweisevarianten Öffnen/Schließen

Related professions
(Verwandte Berufe)

Assignment to BIS occupational areas and groups
(Zuordnung zu BIS-Berufsbereichen und -obergruppen)

Allocation to AMS occupational classification (six-digit)
(Zuordnung zu AMS-Berufssystematik (Sechssteller))

  • 480101 Institution servant (Anstaltsdiener/in)  
  • 480102 Office servant (Bürodiener/in)  
  • 480104 Business servant (Geschäftsdiener/in)  
  • 480105 House workers (auxiliary staff in offices / offices) (Hausarbeiter/in (Hilfsbedienstete in Ämtern/Büros))  
  • 480106 Discountist (auxiliary staff in offices / offices) (Skontist/in (Hilfsbedienstete in Ämtern/Büros))  
  • 770106 Assistant accountant (Hilfsbuchhalter/in)  
  • 780102 Office intern (Büropraktikant/in)  
  • 783105 Typist (Maschinschreiber/in)  
  • 783107 Secretary (typists) (Sekretär/in (Schreibkräfte))  
  • 783108 Shorthand typist (Stenotypist/in)  
  • 784102 Office assistant (s) in (Bürogehilf(e)in)  
  • 784103 Construction clerk (Bauschreiber/in)  
  • 784104 Datatypist (Datatypist/in)  
  • 784107 Office assistant (s) in (Kanzleigehilf(e)in)  
  • 784109 Index keeper (Karteiführer/in)  
  • 784110 Phonographer (Phonotypist/in)  
  • 784112 Typist (male / female) (Schreibkraft (m./w.))  
  • 784115 Workshop clerk (Werkstättenschreiber/in)  
  • 786101 Hollerith punch (Hollerith-Locher/in)  
  • 786102 Hole Punch (Locher/in)  

Assignment to ISCO-08 occupational groups / ESCO-v0.7 occupations
(Zuordnung zu ISCO-08-Berufsgattungen / ESCO-v0.7-Berufen)

Occupations in the German occupational classification
(Berufe der deutschen Berufssystematik (KldB))

  • Bürogehilfe/Bürogehilfin
  • Helfer/Helferin für Büro, Verwaltung
  • Parlamentsstenograf/Parmlamentsstenografin
  • Phonotypist/Phonotypistin
  • Reklamationssachbearbeiter/Reklamationssachbearbeiterin

Information in the vocational lexicon
(Informationen im Berufslexikon)

Information in the training compass
(Informationen im Ausbildungskompass)

Frequently asked questions about the job Office assistant (m / f) (Häufig gestellte Fragen zum Beruf Bürohilfskraft (m/w))

How much does a Office assistant (m / f) make? (Wie viel verdient man als Bürohilfskraft (m/w)?)

The starting salary is at least 1.680 gross per month. (Das Einstiegsgehalt beträgt mindestens 1.680 brutto pro Monat.)

How many vacancies are there for Office assistant (m / f) ? (Wie viele offene Stellen gibt es für den Beruf Bürohilfskraft (m/w)?)

There are currently 70 vacancies in the eJob room of the AMS. (Derzeit gibt es 70 offene Stellen im eJob-Room des AMS.)

What does a Office assistant (m / f) need to be able to do? (Was muss man als Bürohilfskraft (m/w) können?)

The Office assistant (m / f) often requires the following professional skills and abilities: Administrative Bürotätigkeiten, Adressieren, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, Botengänge, Daten- und Texterfassung, Datenpflege, E-Mail-Kommunikation, Empfang, Internetrecherche, MS Office-Anwendungskenntnisse, Postverwaltung, Schreibarbeiten, Telefonierkompetenz, Terminkoordination . (Als Bürohilfskraft (m/w) braucht man häufig folgende berufliche Kompetenzen und Fähigkeiten: Administrative Bürotätigkeiten, Adressieren, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, Botengänge, Daten- und Texterfassung, Datenpflege, E-Mail-Kommunikation, Empfang, Internetrecherche, MS Office-Anwendungskenntnisse, Postverwaltung, Schreibarbeiten, Telefonierkompetenz, Terminkoordination.)

How well does one have to be able to speak German as a Office assistant (m / f) ? (Wie gut muss man als Bürohilfskraft (m/w) Deutsch können?)

For the job Office assistant (m / f) you need German language skills at level B1 : Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen). (Für den Beruf Bürohilfskraft (m/w) benötigt man Deutschkenntnisse auf Niveau B1: Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B1 ist die dritte von sechs Stufen im GERS (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen).)
This job profile was updated on 31. März 2025 . (Dieses Berufsprofil wurde aktualisiert am 31. März 2025.)

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